Privacyverklaring
Deze privacyverklaring legt uit hoe Refplan omgaat met persoonsgegevens. Wij hechten aan een zorgvuldige en transparante verwerking en houden ons aan de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Deze verklaring is van toepassing op onze websites en op de dienstverlening rond het Refplan-platform.
Artikel 1 — Wie wij zijn
1.Refplan is een handelsnaam van CVC consultancy, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 93483740. Waar in deze verklaring "wij", "ons" of "Refplan" staat, wordt CVC consultancy bedoeld.
2.Voor vragen over deze privacyverklaring of over de verwerking van je persoonsgegevens kun je contact opnemen via support@refplan.app.
Artikel 2 — Twee rollen: verantwoordelijke of verwerker
Onder de AVG kan een organisatie "verwerkingsverantwoordelijke" zijn (bepaalt zelf waarom en hoe gegevens worden verwerkt) of "verwerker" (verwerkt uitsluitend in opdracht van een ander). Voor Refplan hangt dat af van welke gegevens het betreft:
Wij zijn VERWERKINGSVERANTWOORDELIJKE voor de gegevens van bezoekers van onze website en van de contactperso(o)n(en) van een aangesloten vereniging (bijvoorbeeld ten behoeve van facturatie, accountbeheer en ondersteuning). Hoe wij daarmee omgaan, staat in artikel 3 en 4.
Wij zijn VERWERKER voor de persoonsgegevens die een vereniging in het platform invoert over haar scheidsrechters, planners en spelbegeleiders. Voor die gegevens is de vereniging de verwerkingsverantwoordelijke; wij verwerken ze uitsluitend in haar opdracht, op grond van een Verwerkersovereenkomst. Zie artikel 5.
1.Ben je scheidsrechter, planner of spelbegeleider en wil je weten wat er met jouw gegevens gebeurt of wil je ze laten wijzigen of verwijderen? Veel gegevens kun je zelf in de app aanpassen, en je kunt je account zelf verwijderen — waarbij je gegevens uit onze database worden verwijderd. Voor het overige wend je je tot je vereniging; neem je contact op met ons, dan verwijzen wij je door naar de verantwoordelijke vereniging.
Artikel 3 — Bezoekers van onze websites
1.Wanneer je onze websites (refplan.app en my.refplan.app) bezoekt of ons een bericht stuurt (bijvoorbeeld via een contactformulier of per e-mail), verwerken wij de gegevens die je zelf verstrekt — zoals je naam, e-mailadres en de inhoud van je bericht — en beperkte technische gegevens die nodig zijn om de website veilig en goed te laten functioneren, zoals je IP-adres en browsertype.
2.Wij gebruiken deze gegevens uitsluitend om je vraag te beantwoorden, contact met je op te nemen en de website te beveiligen. De grondslag is jouw verzoek en ons gerechtvaardigd belang bij een veilige, werkende website.
3.Cookies: onze website en app gebruiken uitsluitend functionele en strikt noodzakelijke cookies (bijvoorbeeld voor het inloggen, de taalkeuze en de beveiliging). Wij plaatsen GEEN tracking-, advertentie- of niet-functionele analysecookies. Voor strikt noodzakelijke cookies is geen toestemming vereist; daarom tonen wij geen cookiebanner.
Artikel 4 — Contactpersonen van aangesloten verenigingen
1.Meldt een vereniging zich aan voor de Dienst, dan verwerken wij gegevens van de contactperso(o)n(en) van die vereniging — zoals naam, e-mailadres, functie (bijvoorbeeld penningmeester of scheidsrechtercoördinator) en de gegevens die nodig zijn voor facturatie en betaling.
2.Wij verwerken deze gegevens om de overeenkomst uit te voeren, facturen te sturen, ondersteuning te bieden en te communiceren over de Dienst. De grondslag is de uitvoering van de overeenkomst en, voor de facturatie, een wettelijke verplichting.
3.Betalingen verlopen via onze betaaldienstverlener Stripe. Volledige betaalgegevens (zoals kaartnummers) worden rechtstreeks door Stripe verwerkt; die zien wij niet. Zie artikel 6 voor de ingeschakelde partijen.
Artikel 5 — Gebruikers van het platform (onze rol als verwerker)
1.Voor de scheidsrechters, planners en spelbegeleiders die in de Dienst (website en app) staan, is de vereniging de verwerkingsverantwoordelijke. Wij verwerken die gegevens — zoals voor- en achternaam, e-mailadres, functieniveau, beschikbaarheid, voorkeuren (waaronder voorkeurscategorieën en taal- en weergavevoorkeuren) en wedstrijdaanstellingen — uitsluitend in opdracht van de vereniging, op grond van een Verwerkersovereenkomst zoals gepubliceerd op refplan.app/verwerkersovereenkomst.
2.De uitoefening van je rechten (zoals inzage, correctie of verwijdering) als scheidsrechter, planner of spelbegeleider loopt via je vereniging. Wij verlenen de vereniging daarbij alle redelijke medewerking.
3.Als onderdeel van het leveren van de Dienst verwerken wij enkele gegevens ook rechtstreeks: inloggegevens voor de authenticatie, e-mailadressen voor de bezorging van berichten, en — als je die functie zelf inschakelt — gegevens voor pushnotificaties op je toestel.
Artikel 6 — Partijen die wij inschakelen
Voor het leveren van de Dienst schakelen wij een beperkt aantal andere partijen in, waarmee wij telkens een verwerkersovereenkomst hebben gesloten. De partijen die gegevens namens verenigingen verwerken, staan ook in artikel 4 van de Verwerkersovereenkomst; Stripe schakelen wij in voor de betaalafhandeling (waarvoor wij zelf verantwoordelijke zijn):
Supabase — database, authenticatie en bestandsopslag. Gegevens worden opgeslagen in de Europese Unie (regio Ierland).
Vercel — hosting van de applicatie. De serverfuncties draaien in de Europese Unie (Dublin).
Resend — verzending van transactionele e-mail (uitnodigingen, wachtwoordherstel, meldingen).
Apple — aflevering van pushnotificaties op iOS-toestellen (Apple Push Notification service), uitsluitend bij gebruik van de iOS-app.
Google — aflevering van pushnotificaties op Android-toestellen (Firebase Cloud Messaging), uitsluitend bij gebruik van de Android-app.
Stripe — verwerking van betalingen.
1.Enkele van deze partijen zijn gevestigd in de Verenigde Staten. Voor zover daarbij persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt, gebeurt dit op grond van de door de Europese Commissie vastgestelde Standaardcontractbepalingen (SCC’s). De opslag en de serverzijdige verwerking vinden plaats binnen de EU.
2.Buiten de hierboven genoemde partijen verstrekken wij je persoonsgegevens niet aan derden, tenzij wij daartoe wettelijk verplicht zijn.
Artikel 7 — Bewaartermijnen
1.Gegevens van contactpersonen van verenigingen bewaren wij zolang de overeenkomst loopt. Factuur- en administratiegegevens bewaren wij daarna nog gedurende de wettelijke fiscale bewaartermijn van zeven jaar.
2.De persoonsgegevens die in het platform staan, worden bewaard en verwijderd conform de Verwerkersovereenkomst. Na beëindiging van het abonnement worden de gegevens van de vereniging verwijderd na afloop van de daarin genoemde termijn.
3.Gegevens die je via de website of per e-mail aan ons verstrekt, bewaren wij niet langer dan nodig is voor de afhandeling van je vraag.
Artikel 8 — Jouw rechten
1.Je hebt het recht op inzage in je persoonsgegevens, en op rectificatie, verwijdering, beperking van de verwerking, gegevensoverdraagbaarheid en bezwaar tegen de verwerking, voor zover de AVG daarin voorziet.
2.Wij nemen geen besluiten over jou op basis van uitsluitend geautomatiseerde verwerking, waaronder profilering, die rechtsgevolgen voor je hebben of je anderszins in aanmerkelijke mate treffen.
3.Ben je scheidsrechter, planner of spelbegeleider, dan oefen je deze rechten uit via je vereniging (zie artikel 2 en 5). Ben je bezoeker van onze website of contactpersoon van een aangesloten vereniging, dan kun je je verzoek richten aan support@refplan.app.
4.Wij reageren op een verzoek zo snel mogelijk en uiterlijk binnen één maand na ontvangst. Is een verzoek complex of ontvangen wij er meerdere, dan kan deze termijn met ten hoogste twee maanden worden verlengd; wij informeren je daarover binnen de eerste maand.
5.Ben je van mening dat wij niet zorgvuldig met je persoonsgegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).
Artikel 9 — Beveiliging
1.Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om je persoonsgegevens te beschermen. Onder meer: versleuteling van gegevens tijdens transport en van gevoelige gegevens in rust, toegangsbeveiliging met verplichte tweestapsverificatie voor beheerders, opslag binnen de Europese Unie, en een strikte scheiding van de gegevens per vereniging.
Artikel 10 — Wijzigingen
1.Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen, bijvoorbeeld bij wijziging van onze werkwijze of van wet- en regelgeving. De actuele versie is te vinden op refplan.app/privacy; het versienummer en de datum onderaan tonen op elk moment de geldende versie.
Deze privacyverklaring heeft uitsluitend betrekking op Refplan. Voor de gegevens die je vereniging over jou verwerkt, is je vereniging verantwoordelijk; raadpleeg daarvoor het privacybeleid van je vereniging.