Algemene Voorwaarden
Artikel 1 — Definities
In deze Algemene Voorwaarden worden de volgende begrippen gehanteerd:
"Refplan" (ook: "Wij" of "Ons"): de aanbieder van de Dienst, te weten CVC consultancy, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 93483740, handelend onder de handelsnaam Refplan.
"Dienst": het online softwareplatform Refplan, beschikbaar via de website (refplan.app) en de bijbehorende mobiele applicaties (waaronder de progressive web app en, indien beschikbaar, native apps via de App Store en Google Play), waarmee sportverenigingen en sportorganisaties scheidsrechters, juryleden of vergelijkbare officials kunnen plannen en beheren voor wedstrijden en andere activiteiten.
"Club", "Vereniging" of "Opdrachtgever": de sportvereniging of vergelijkbare sportorganisatie die een overeenkomst sluit met Refplan voor het gebruik van de Dienst. Deze drie aanduidingen zijn in deze Algemene Voorwaarden uitwisselbaar.
"Team": een door de Club bij haar sportkoepel (zoals de KNVB) ingeschreven wedstrijdspelende eenheid voor de lopende seizoenscompetitie, in een categorie die op refplan.app/tarieven als meetellend is aangewezen, ongeacht of de Club voor dat Team gebruikmaakt van de Dienst. Peildatum voor het aantal Teams is de ingangsdatum van de Abonnementsperiode. Voor Clubs zonder inschrijving bij een sportkoepel geldt een schriftelijke opgave door de Club, waarbij Refplan steekproefsgewijze controle voorbehoudt.
"Abonnementsperiode": de vaste periode (één maand of één jaar) waarvoor de Club de Dienst afneemt, zoals gekozen bij aanmelding of bij verlenging.
"Proefperiode": een gratis periode van 60 dagen vanaf aanmelding waarin de Club de Dienst vrijblijvend kan gebruiken, zonder betalingsverplichting. De Proefperiode gaat niet automatisch over in een betaald abonnement; daarvoor sluit de Club actief een abonnement af. Deze Algemene Voorwaarden en de Verwerkersovereenkomst gelden ook gedurende de Proefperiode.
"Betaaldienst": de externe dienstverlener die namens Refplan de afhandeling van betalingen verzorgt (huidige aanbieder: Stripe Payments Europe Ltd.).
"Eindgebruiker": een natuurlijk persoon (scheidsrechter, planner of beheerder) die namens de Club gebruik maakt van de Dienst.
"Overeenkomst": de overeenkomst tussen Refplan en de Club voor het gebruik van de Dienst — bestaande uit deze Algemene Voorwaarden, de Verwerkersovereenkomst en de concrete abonnementsgegevens (de gekozen abonnementsvorm, het opgegeven aantal Teams en het daarbij geldende tarief) zoals vastgelegd bij aanmelding of verlenging. De Proefperiode valt eveneens onder de Overeenkomst.
"Persoonsgegevens": gegevens die direct of indirect betrekking hebben op een identificeerbare natuurlijk persoon.
"AVG": de Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU) 2016/679.
Artikel 2 — Toepasselijkheid
1.Deze Algemene Voorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen, offertes, overeenkomsten en leveringen van Refplan met betrekking tot de Dienst.
2.Afwijkende voorwaarden van de Club zijn niet van toepassing, tenzij schriftelijk overeengekomen.
3.Door aanmelding voor de Dienst of door gebruik te maken van de Dienst, verklaart de Club zich akkoord met deze Algemene Voorwaarden namens zichzelf en namens de Eindgebruikers die zij toegang verlenen tot de Dienst.
4.Refplan behoudt zich het recht voor deze Voorwaarden te wijzigen. De Club wordt ten minste 30 dagen van tevoren per e-mail op de hoogte gesteld. Voortgezet gebruik na de ingangsdatum geldt als aanvaarding.
Artikel 3 — De Dienst
1.Refplan verleent de Club een niet-exclusief, niet-overdraagbaar recht om de Dienst te gebruiken gedurende de looptijd van de Overeenkomst.
2.De Dienst stelt de Club in staat om: scheidsrechters te registreren en beheren; beschikbaarheid van scheidsrechters bij te houden; wedstrijden aan te maken en scheidsrechters toe te wijzen; notificaties te versturen via e-mail en pushnotificaties.
3.Refplan streeft naar een beschikbaarheid van de Dienst van 99% per kalenderjaar, met uitzondering van geplande onderhoudsmomenten. Geplande onderhoudsmomenten worden waar mogelijk buiten de piekuren (ma–do 19:00–22:00) gepland.
4.Refplan behoudt zich het recht voor de Dienst te wijzigen, functies toe te voegen of te verwijderen, indien dit redelijkerwijs noodzakelijk is. Wezenlijke wijzigingen worden vooraf gecommuniceerd.
5.Refplan biedt geen garantie dat de Dienst foutloos of ononderbroken functioneert. Refplan is niet aansprakelijk voor schade als gevolg van tijdelijke onbeschikbaarheid van de Dienst.
6.De Dienst kan wedstrijd- en competitiegegevens van de Club importeren uit diensten van derden, in het bijzonder het administratiesysteem van de sportkoepel van de Club (zoals Sportlink of de KNVB). Deze diensten van derden vallen onder hun eigen voorwaarden en staan buiten de zeggenschap van Refplan. Refplan is niet verantwoordelijk voor hun beschikbaarheid, juistheid, wijziging of beëindiging, noch voor de juistheid of volledigheid van de door hen aangeleverde gegevens.
Artikel 4 — Abonnement, tarief en betaling
1.De Club sluit een abonnement op de Dienst af voor een Abonnementsperiode van één maand of één jaar, naar keuze van de Club bij het afsluiten van het abonnement. De geldende abonnementsvormen en tarieven zijn gepubliceerd op refplan.app/tarieven.
2.Het tarief bestaat uit twee componenten: (a) een vaste vergoeding per Abonnementsperiode, en (b) een variabele vergoeding gebaseerd op het door de Club opgegeven aantal Teams. Het exacte tarief blijkt uit de betaalpagina en de factuur van de Betaaldienst die de Club bij het afsluiten van het abonnement ontvangt.
3.Alle genoemde tarieven zijn inclusief btw, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld.
4.Het overeengekomen tarief staat gedurende de gehele lopende Abonnementsperiode vast. Refplan past het tarief niet aan gedurende een lopende Abonnementsperiode, ook niet indien Refplan nieuwe functionaliteit toevoegt of de tarieven voor opvolgende Abonnementsperiodes wijzigt.
5.De Club geeft bij het afsluiten van het abonnement het juiste aantal Teams op (zoals gedefinieerd in artikel 1). De Club informeert Refplan onverwijld indien dit aantal tussentijds wezenlijk wijzigt; een wijziging gaat in bij de eerstvolgende Abonnementsperiode tegen het dan geldende tarief.
6.Indien blijkt dat de Club bij het afsluiten of verlengen van het abonnement een onjuist (te laag) aantal Teams heeft opgegeven, dan wel verzuimt een wezenlijke wijziging van het aantal Teams te melden, is Refplan naar eigen keuze gerechtigd: (a) het verschil in tarief alsnog in rekening te brengen vanaf de aanvang van de lopende Abonnementsperiode; of (b) de Overeenkomst per direct te beëindigen overeenkomstig artikel 11. In het laatste geval bestaat geen recht op restitutie van reeds betaalde bedragen.
7.Betaling van het abonnementstarief verloopt via de Betaaldienst (Stripe Payments Europe Ltd.). De Club gaat akkoord met de toepasselijke voorwaarden van de Betaaldienst voor zover deze betrekking hebben op de uitvoering van de betaaltransactie. Refplan is geen partij bij de betaalverwerking zelf.
8.Betaling geschiedt vooraf: bij een maandabonnement vooraf per maand, bij een jaarabonnement vooraf voor de gehele Abonnementsperiode.
9.Bij niet-tijdige betaling is de Club, na een betalingstermijn van 14 dagen en een schriftelijke aanmaning, van rechtswege in verzuim. Refplan is gerechtigd de toegang tot de Dienst op te schorten of te beëindigen totdat betaling is ontvangen.
Artikel 5 — Verplichtingen van de Club
1.De Club is verantwoordelijk voor het correcte en rechtmatige gebruik van de Dienst door haar Eindgebruikers.
2.De Club staat er voor in dat Eindgebruikers de Dienst slechts gebruiken voor het doel waarvoor deze is bestemd.
3.De Club verstrekt Refplan bij het afsluiten van het abonnement juiste en actuele informatie, waaronder in het bijzonder het correcte aantal Teams (zoals gedefinieerd in artikel 1). Wezenlijke wijzigingen — waaronder een wijziging van het aantal Teams — worden onverwijld doorgegeven. Voor de gevolgen van het opgeven van een onjuist aantal Teams wordt verwezen naar artikel 4.
4.De Club is verantwoordelijk voor het beheer van inloggegevens van Eindgebruikers. Geconstateerd misbruik wordt onverwijld gemeld aan Refplan.
5.De Club stelt haar Eindgebruikers vóór gebruik van de Dienst op de hoogte van de verwerking van hun persoonsgegevens en wijst hen op de privacyverklaring van Refplan.
Artikel 6 — Verbodsbepalingen
Het is de Club en Eindgebruikers niet toegestaan om:
de Dienst te gebruiken voor onrechtmatige, frauduleuze of schadelijke doeleinden;
toegang te verschaffen aan derden buiten de Club zonder toestemming van Refplan;
de Dienst te reverse-engineeren, kopiëren, distribueren of anderszins te misbruiken;
handelingen te verrichten die de werking van de Dienst verstoren of overbelasten;
gegevens van andere Clubs in te zien of te verwerken.
Artikel 7 — Intellectueel eigendom
1.Alle rechten van intellectueel eigendom met betrekking tot de Dienst, de software, de merkrechten op "Refplan" en alle overige content berusten bij Refplan of haar licentiegevers.
2.De Club verkrijgt uitsluitend het gebruiksrecht als omschreven in artikel 3. Niets in deze Voorwaarden impliceert een overdracht van intellectuele eigendomsrechten.
3.De door de Club en Eindgebruikers ingevoerde gegevens (wedstrijddata, beschikbaarheden, etc.) blijven eigendom van de Club. Refplan verwerkt deze uitsluitend ten behoeve van de uitvoering van de Overeenkomst.
Artikel 8 — Vertrouwelijkheid
1.Partijen behandelen over en weer verkregen vertrouwelijke informatie als strikt vertrouwelijk en verstrekken deze niet aan derden, tenzij verplicht op grond van wet- of regelgeving.
2.Refplan draagt zorg voor passende technische en organisatorische maatregelen ter bescherming van de gegevens van de Club en Eindgebruikers.
Artikel 9 — Aansprakelijkheid
1.De totale aansprakelijkheid van Refplan voor directe schade is beperkt tot het bedrag dat de Club in de drie maanden voorafgaand aan de schadeveroorzakende gebeurtenis aan Refplan heeft betaald.
2.Refplan is nooit aansprakelijk voor: indirecte schade, gevolgschade, gederfde winst of omzet, verlies van gegevens, schade door overmacht.
3.De in dit artikel opgenomen beperkingen gelden niet indien de schade is veroorzaakt door opzet of bewuste roekeloosheid van Refplan.
4.Refplan is niet aansprakelijk voor schade die het gevolg is van onjuist of onrechtmatig gebruik van de Dienst door de Club of Eindgebruikers.
5.Refplan is niet aansprakelijk voor schade die voortvloeit uit de onbeschikbaarheid, onjuistheid, wijziging of beëindiging van diensten van derden waarmee de Dienst koppelt (zoals Sportlink), noch voor de door die diensten aangeleverde gegevens.
6.De Club vrijwaart Refplan tegen aanspraken van derden — waaronder Eindgebruikers, Betrokkenen en toezichthouders — die voortvloeien uit: (a) onrechtmatig of onjuist gebruik van de Dienst door de Club of haar Eindgebruikers; (b) de door de Club ingevoerde of aangeleverde gegevens; of (c) het niet-nakomen door de Club van haar verplichtingen onder de Overeenkomst, deze Voorwaarden of de op haar rustende wettelijke verplichtingen, waaronder haar verplichtingen als verwerkingsverantwoordelijke onder de privacywetgeving.
Artikel 10 — Overmacht
1.Refplan is niet gehouden aan haar verplichtingen indien nakoming wordt belet door overmacht. Onder overmacht wordt verstaan: storingen bij hostingproviders, internetstoringen, stroomuitval, cyberaanvallen, overheidsmaatregelen of andere omstandigheden buiten de redelijke controle van Refplan.
2.Bij overmacht van langer dan 30 aaneengesloten dagen heeft de Club het recht de Overeenkomst schriftelijk te ontbinden.
Artikel 11 — Looptijd, verlenging en beëindiging
1.De Overeenkomst wordt aangegaan voor de gekozen Abonnementsperiode (één maand of één jaar). Het maand- en het jaarabonnement kennen een verschillend verloop, zoals in dit artikel beschreven.
2.Het maandabonnement loopt telkens na afloop van een maand automatisch door voor een volgende maand, totdat de Club opzegt. De Club kan het maandabonnement op elk moment opzeggen; de opzegging gaat in aan het einde van de lopende maand. Er bestaat geen recht op restitutie van de reeds lopende maand.
3.Het jaarabonnement wordt niet stilzwijgend verlengd en eindigt van rechtswege op de laatste dag van de Abonnementsperiode, tenzij de Club vóór die datum actief een nieuwe Abonnementsperiode bevestigt tegen de op dat moment geldende tarieven en voorwaarden.
4.Refplan stelt de Club tijdig vóór de einddatum in de gelegenheid om het jaarabonnement te verlengen, onder meer via de Dienst. Bij verlenging geeft de Club zo nodig het actuele aantal Teams opnieuw op; het dan geldende tarief is van toepassing.
5.Refplan behoudt zich het recht voor de tarieven voor opvolgende Abonnementsperiodes aan te passen, bijvoorbeeld in verband met nieuwe of uitgebreide functionaliteit, gewijzigde kosten of marktomstandigheden. Een tariefswijziging werkt nooit door in een reeds lopende Abonnementsperiode (zie artikel 4 lid 4). Voor een jaarabonnement gelden gewijzigde tarieven pas bij een actieve verlenging. Voor een doorlopend maandabonnement kondigt Refplan een tariefswijziging ten minste 30 dagen van tevoren per e-mail aan; de wijziging gaat in bij de eerstvolgende maand en de Club kan het abonnement opzeggen indien zij de wijziging niet aanvaardt.
6.Verlengt de Club een jaarabonnement niet vóór de einddatum, dan eindigt de Overeenkomst automatisch op die datum en wordt de toegang tot de Dienst beëindigd. Er bestaat geen recht op restitutie van reeds betaalde bedragen.
7.Sluit de Club binnen de Proefperiode geen betaald abonnement af, dan eindigt de toegang tot de Dienst bij afloop van de Proefperiode.
8.Refplan kan de Overeenkomst met onmiddellijke ingang beëindigen of de toegang opschorten indien: (a) de Club in ernstige mate tekortschiet in de nakoming van haar verplichtingen, waaronder begrepen niet-tijdige betaling; (b) de Club in staat van faillissement wordt verklaard of surseance van betaling aanvraagt; (c) de Club bij het afsluiten of verlengen van het abonnement een onjuist aantal Teams heeft opgegeven of nalaat wezenlijke wijzigingen daarvan te melden (zie artikel 4 lid 6); of (d) de Club de Dienst gebruikt in strijd met deze Algemene Voorwaarden of toepasselijk recht. Bij beëindiging op grond van dit lid bestaat geen recht op restitutie van reeds betaalde bedragen.
9.Na beëindiging van de Overeenkomst of afloop van de Proefperiode worden de gegevens van de Club gedurende 90 dagen bewaard, waarna ze definitief worden verwijderd. De Club kan binnen deze termijn een exportverzoek indienen via support@refplan.app.
Artikel 12 — Persoonsgegevens en Verwerkersovereenkomst
1.De Club is verantwoordelijke in de zin van de AVG voor de persoonsgegevens die zij via de Dienst verwerkt. Refplan treedt op als verwerker en verwerkt persoonsgegevens uitsluitend op instructie van de Club en conform de AVG.
2.Tussen partijen geldt de Verwerkersovereenkomst zoals gepubliceerd op refplan.app/verwerkersovereenkomst. Door deze Algemene Voorwaarden te aanvaarden — bij aanmelding voor de Dienst, waaronder de start van de Proefperiode, of door gebruik van de Dienst — aanvaardt de Club tevens de Verwerkersovereenkomst die op het moment van aanvaarding van kracht is. De Verwerkersovereenkomst maakt integraal onderdeel uit van de Overeenkomst.
3.Bij iedere materiële wijziging van de Verwerkersovereenkomst wordt de Club ten minste 30 dagen van tevoren per e-mail geïnformeerd. Voortgezet gebruik van de Dienst na de ingangsdatum geldt als aanvaarding van de nieuwe versie.
4.Op verzoek verstrekt Refplan een ondertekend afschrift van de Verwerkersovereenkomst voor het dossier van de Club. Een separate ondertekenflow is niet vereist voor de geldigheid; het document zoals gepubliceerd is bindend voor beide partijen vanaf het moment van aanvaarding.
5.De versie en datum van de bij aanvaarding geldende Algemene Voorwaarden en Verwerkersovereenkomst worden door Refplan vastgelegd ten behoeve van bewijslast.
Artikel 13 — Toepasselijk recht en geschillen
1.Op deze Algemene Voorwaarden en de Overeenkomst is Nederlands recht van toepassing.
2.Geschillen worden in eerste instantie minnelijk opgelost. Indien dit niet slaagt, worden geschillen voorgelegd aan de bevoegde rechter van de rechtbank Oost-Brabant.
Artikel 14 — Overige bepalingen
1.Indien een bepaling van deze Voorwaarden nietig of vernietigbaar blijkt, tast dit de geldigheid van de overige bepalingen niet aan. Partijen zullen de nietige bepaling vervangen door een geldige bepaling die de oorspronkelijke bedoeling zo dicht mogelijk benadert.
2.Refplan mag haar rechten en verplichtingen uit de Overeenkomst overdragen aan een derde, mits de Dienst en de kwaliteit daarvan niet wezenlijk veranderen.
3.Bij tegenstrijdigheid tussen specifieke, schriftelijk tussen Refplan en de Club vastgelegde afspraken en deze Algemene Voorwaarden, prevaleren die specifieke afspraken.